Starfsreglur endurskoðunarnefndar Rarik ohf.

A. Markmið og stefna

 

Markmið endurskoðunarnefndar Rarik ohf. og dótturfélagsins Orkusölunnar ehf. er að starfa samkvæmt íslenskum lögum og reglum og góðum stjórnarháttum. Endurskoðunarnefnd er skipuð af stjórn félagsins í samræmi við IX. Kafli A. laga nr. 3/2006 um ársreikninga, sbr. lög nr. 80/2008, til að sinna tilteknum verkefnum á ábyrgðarsviði stjórnarinnar. Endurskoðunarnefndin á að hafa eftirlit með vinnuferli við gerð reikningsskila til að auka traust og öryggi á fjárhagslegum upplýsingum samstæðunnar.

Endurskoðunarnefndin starfar fyrir Rarik ohf. og dótturfélagið Orkusöluna ehf. Í starfsreglum þessum merkir hugtakið „félögin“ Rarik ohf. og Orkusalan ehf. Tilvísanir til „félaganna“, „félögunum“, „viðkomandi félags“ eða „félagsins“ skulu, eftir samhengi, taka til hvors félags um sig eða beggja félaga. Aðal hlutverk endurskoðunarnefndar er:

 

• Veita Ríkisendurskoðun umsögn um val á endurskoðunarfyrirtæki fyrir félögin.
• Mat á eftirlitsumhverfi félaganna.
• Greining á virkni innri endurskoðunar, eftirlit með framkvæmd endurskoðunar og gerð tillögu um val á ytri endurskoðanda ásamt mati á óhæði endurskoðanda.
• Mat á virkni áhættustefnu, -vilja og -stýringu.
• Hafa eftirlit og tryggja að farið sé eftir gildandi lögum og reglum.

Um hlutverk nefndarinnar er nánar fjallað um í kafla E. 

 

Viðfangsefni endurskoðunarnefndarinnar nær til félaganna og, eftir því sem við á, annarra dótturfélaga Rarik ohf.  

Starf endurskoðunarnefndar Rarik ohf. hefur ekki áhrif á ábyrgð og skyldur stjórnar og stjórnenda félaganna.

Endurskoðunarnefndin skal gefa stjórnum félaganna skýrslu um störf hennar að lágmarki árlega í 
tengslum við aðalfund félagsins. Nefndarmenn skulu upplýsa viðkomandi stjórn  þegar það á við um 
störf nefndarinnar. 
 

 

B.   Heimildir endurskoðunarnefndar 

 

Innan ábyrgðarsviðs endurskoðunarnefndar  eru henni veittar heimildir til eftirfarandi atriða.

B.1.  Afla nauðsynlegrar faglegrar og óháðrar ráðgjafar, sem endurskoðunarnefndin telur nauðsynlega til að sinna sínu hlutverk. Kostnaður vegna ráðgjafa skal samþykktur af forstjóra viðkomandi félags eða eftir atvikum forstjóra Rarik ohf.    

 

B.2.  Gera kröfu um að viðkomandi starfsfólk taki þátt í fundum og veiti þær upplýsingar sem óskað er eftir af nefndinni. Þá skulu starfsmenn félagannahafa óheftan aðgang að endurskoðunarnefnd, m.a. til að tilkynna grun um óreiðu og vafasöm atriði í rekstri  viðkomandi 
félags. 

B.3.  Fá ótakmarkaðan aðgang að upplýsingum sem endurskoðunarnefndin telur nauðsynlegar til 
að sinna hlutverki sínu.

B.4.  Annað sem nauðsynlegt telst til að nefndin sinni verkefnum sínum. 
 

 

C.   Skipulag 

C.1.  Stjórn Rarik ohf.  skipar nefndarmenn og formann endurskoðunarnefndar, þó skal aðalfundur staðfesta skipan utanaðkomandi aðila í nefndina.  Nefndarmenn eru skipaðir eigi síðar en mánuði eftir að ný stjórn félagsins er kjörin á aðalfundi. Skipunartími nefndarinnar er sá sami og stjórnarinnar. Stjórn getur þó breytt skipunartíma nefndarinnar.

C.2.  Endurskoðunarnefndin skal skipuð þremur aðilum hið minnsta, að minnsta kosti einn nefndarmanna skal vera óháður félögunum og starfsfólki þeirra.

C.3.  Sérhver nefndarmaður skal hafa þekkingu á fjármálum og  að minnsta kosti einn nefndarmanna skal hafa staðgóða þekkingu og reynslu á sviði endurskoðunar eða reikningsskila. 

 
D.  Fundarstörf

 

D.1.   Aðeins nefndarmenn endurskoðunarnefndar eiga kröfu á að vera viðstaddir á fundum nefndarinnar.  Bjóða má öðrum einstaklingum utan nefndar á fundi  t.d. ytri og innri endurskoðendum, forstjóra Rarik og stjórnendum félaganna. Heimilt er að taka þátt í nefndarfundum með fjarfundabúnaði.

 

D.2.  Endurskoðunarnefndin skal halda fundi eftir þörfum. Halda skal fundi í tengslum við gerð ársreiknings félaganna sem og gerð  hálfsársreikningsskila, eftir því sem við á.

D.3.  Færa skal fundargerð af öllum fundum. Skal hún lögð fram til samþykktar með rafrænum hætti eða á næsta fundi nefndarinnar. Fundargerðir nefndarinnar skulu sendar til stjórnar. 

D.4.  Endurskoðunarnefndin getur óskað eftir fundi með stjórnum félaganna um sérstök mál er 
varðar viðfangsefni nefndarinnar. 

 
E.  Hlutverk og ábyrgð

Eitt af  hlutverkum endurskoðunarnefndar er að koma á beinum samskiptum við stjórnendur félaganna og innri og  ytri endurskoðanda.  Samskiptin  eiga að skapa grunn að reglulegu mati endurskoðunarnefndarinnar á innri vinnuferlum félagsins.

 

Stjórnendur félaganna

E.1.  Endurskoðunarnefndin  skal meta störf stjórnenda við innleiðingu á virku og fullnægjandi eftirlitsumhverfi. 

E.2.  Endurskoðunarnefndin skal meta störf stjórnenda við eftirlit með upplýsingakerfum, þar með talið að leggja mat á umfang almenns eftirlits. 

E.3.  Endurskoðunarnefndin skal afla sér upplýsingar frá innri og ytri endurskoðanda um innleiðingu á athugasemdum og ábendingum þeirra og eftirfylgni ásamt tillögum stjórnenda til úrbóta. 

E.4.  Endurskoðunarnefndin skal  meta störf stjórnenda við áhættustýringu félaganna.

E.5.  Endurskoðunarnefndin skal yfirfara reglulega skýrslugerðir  stjórnenda til stjórnar, ásamt því að meta úrlausnir á verulegum álitaefnum varðandi gerð reikningsskila.

 

Innri endurskoðun 

E.6  Endurskoðunarnefndin skal setja fram tillögu um fyrirkomulag  á innri endurskoðun félaganna til stjórnar og þóknun fyrir hana.

E.7.  Endurskoðunarnefndin skal yfirfara árlega endurskoðunaráætlun og meta umfang hennar með hliðsjón af aðstæðum félaganna. 

E.8.  Endurskoðunarnefnd  skal  yfirfara  störf  og  fyrirkomulag  innri  endurskoðunar,  ásamt  því að meta hæfni og fagleg úrræði.

 

Ytri endurskoðandi

Varðandi tengsl við ytri endurskoðanda skal endurskoðunarnefndin: 

E.9.  Veita Ríkisendurskoðun umsögn um tillögu félaganna um val á endurskoðanda félagsins. 

E.10.  Yfirfara endurskoðunaráætlun og meta umfang hennar með hliðsjón af aðstæðum félaganna.

E.11.  Eiga viðræður um verulegar athugasemdir endurskoðanda og tillögur til úrbóta, þar með talið val og breytingu stjórnenda á reikningsskilaaðferðum. 

E.12.  Yfirfara bréf og skýrslur endurskoðenda til stjórnenda, áður en  þau eru lögð fyrir stjórn félaganna. 

E.13.  Yfirfara og leggja mat á þóknun fyrir endurskoðunina og önnur störf endurskoðanda sem fela ekki í sér endurskoðun. 

E.14.  Afla staðfestingar á óhæði endurskoðanda, og leggja mat á almenna hæfni endurskoðenda til að mæta kröfum félaganna varðandi endurskoðun árs- og árshlutareikninga.

 

Annað 

E.15.  Hafa eftirlit með því að félögin, eftir því sem starfsemi hvors félags gefur tilefni til, hafi fullnægjandi skaða- og ábyrgðartryggingar. 

 

E.16.  Yfirfara upplýsingagjöf um UFS þætti (umhverfi, félagslega þætti og stjórnarhætti), meta gæði upplýsingagjafar og hvort hún uppfylli viðeigandi kröfur.  

F. Áhættustýring

F.1.  Endurskoðunarnefndin  yfirfari  árlega  áhættustefnu  félaganna  og  geri  athugasemdir  til viðkomandi stjórnar félagsins ef þörf þykir.

F.2.  Endurskoðunarnefndin yfirfari og leggi mat á áhættuvilja félaganna.

F.3.  Endurskoðunarnefndin skal leggja mat á hvort áhættustýring félaganna styðji við áhættustefnu viðkomandi félags  sem samþykkt er af stjórn þess.

F.4.  Endurskoðunarnefndin skal leggja mat á hvort skýrslugerð áhættustýringar tryggi eftirfylgni og úrvinnslu þeirra ráðstafana sem eru tilgreindar til að draga úr áhættu.

 

G. Annað

G.1.  Endurskoðunarnefnd skal gera viðkomandi stjórn grein fyrir sviksemismálum sem koma til hennar vitundar, þar sem grunur er um brot á lögum, reglum eða reglugerðum eða tilvikum þar sem innra eftirlit hefur brugðist.

G.2.   Stjórnum félaganna er heimilt, eftir því sem við á, að fela endurskoðunarnefnd að fylgjast með úrbótum í kjölfar ábendinga ytri eða innri endurskoðanda sem viðkomandi stjórn hefur fallist á.

G.3.   Stjórnendur félaganna geta óskað eftir aðstoð nefndarinnar við sérstök úrlausnarefni er varða viðkomandi félag.

 
H.  Mat 

H.1.  Endurskoðunarnefndin skal sjálf einu sinni á ári meta  störf einstakra nefndarmanna og nefndarinnar í heild.

H.2.  Endurskoðunarnefndin skal árlega meta starfshætti nefndarinnar, með það fyrir augum að meta þörf fyrir breytingar  á þeim.

H.3.  Stjórnir félaganna skulu  á hverju ári yfirfara og samþykkja starfsáætlun nefndarinnar, eftir því sem við á.

 

 

I. Hæfi nefndarmanna, trúnaðar-og þagnarskylda og önnur atriði

 
I.1.  Nefndarmenn eru bundnir trúnaðar- og þagnarskyldu um öll störf sín á vegum nefndarinnar. Öll gögn sem aflað er vegna vinnu nefndarinnar skulu nefndarmenn fara með sem trúnaðargögn.

 

I.2.  Nefndarmönnum  er óheimilt að fjalla um mál þar sem þeir eru vanhæfir vegna tengsla við mál eða aðila. Um sérstakt hæfi nefndarmanna skal fara að lögum um sérstakt hæfi héraðsdómara.

I.3.  Nefndarmaður skal almennt sjálfur meta hæfi sitt og upplýsa aðra nefndarmenn um það. Ef vafi leikur á hæfi skulu aðrir nefndarmenn taka endanlega afstöðu til hæfis.

I.4.  Nefndarmanni er hvenær sem er heimilt að segja starfi sínu lausu sem nefndarmaður. Þá er meirihluti stjórnar Rarik ohf. heimilt að víkja nefndarmanni úr endurskoðunarnefnd án rökstuðnings og án fyrirvara ef þurfa þykir.

I.5.  Stjórn Rarik ohf.  ákveður þóknun til nefndarmanna.